Inkasso in Corona-Zeiten: Neun Tipps

Je länger die Coronakrise dauert, um so größer wird die Pleitewelle, die diese vor sich herschiebt - Stichwort ausgesetzte Insolvenzantragspflicht.
Unternehmen sollten darauf gefasst sein, dass Geschäftspartner in die Pleite rutschen können. Gut beraten ist, wer seine Ansprüche vorher sichert und so kein Geld verliert. Prävention der Wahl ist ein professionelles Forderungsmanagement. Darauf weist jetzt der Inkasso-Bundesverband BDIU   hin. Neun Ratschläge, mit denen jedes Unternehmen sein Forderungsmanagement bereit jetzt verbessern kann:

1. Rechnungen rechtzeitig erstellen.

Es mag lästig sein, aber die sofortige Rechnungsstellung gehört zum Standardrepertoire jeder Firma. Wichtig: Achten Sie darauf, dass das Dokument die relevanten Informationen enthält, etwa den vollständigen Namen und die Anschrift sowohl Ihres Unternehmens als auch die des Kunden. Die vereinbarten Preise, Mengen und gelieferten Produkte sollten genau genannt sein. Außerdem gehören in die Rechnung das korrekte Ausstellungs- und Lieferdatum, Art und Höhe der Steuern sowie Ihre Steuernummer. Spätestens wenn es zu Problemen bei der Zahlung kommt, werden Sie merken, wie wertvoll diese Mühe ist: Denn nur mit den korrekten Angaben können Sie Ihre Forderung zweifelsfrei durchsetzen.

2. Setzen Sie Ihrem Kunden eine Frist.

Nennen Sie auf der Rechnung ein Datum, bis zu dem der Betrag vollständig ausgeglichen sein muss - zum Beispiel innerhalb der nächsten 14 Tage. Hält sich Ihr Kunde nicht an diese Frist, gerät er gemäß § 286 BGB sofort danach in Verzug. Alternativ können Sie Ihren säumigen Kunden auch durch eine Mahnung in Verzug setzen.

3. Ausstehende Zahlungen sollten Sie sofort anmahnen.

Überprüfen Sie jeden Tag Ihre Zahlungseingänge. Firmen sollten in ihrer Buchhaltung entsprechende Prozesse etablieren. Offene Posten erstmal stehen zu lassen ist kein Akt von Kundenfreundlichkeit, sondern unprofessionell. Die Erfahrung zeigt: Je länger ein Zahlungsziel überschritten ist, umso schwieriger wird es, das Geld doch noch zu erhalten.

4. Entwickeln Sie eine abgestufte Mahnstrategie.

In der Ruhe liegt die Kraft. Wenn Ihr Kunde einmal eine Rechnung nicht bezahlt, ist das keine Katastrophe. Vielleicht ist er nur vorübergehend klamm, oder er hat die Sache übersehen. Ihre erste Mahnung sollten Sie daher möglichst freundlich und verbindlich formulieren. Setzen Sie dem Kunden einen neuen Termin und prüfen Sie, ob er bis dahin zum Ausgleich kommt. Reißt er auch diese Frist, erinnern Sie ihn wieder und kündigen dem laxen Zahler gegebenenfalls nächste Schritte an - etwa ein gerichtliches Mahnverfahren oder die Beauftragung eines Inkassounternehmens.

5. Zahlungsfähigkeit der Geschäftspartner prüfen.

Bezahlt ein sonst pünktlicher Kunde plötzlich nur noch nach Mahnung? Kommt er vielleicht von selbst auf Sie zu und bittet um Aufschub oder will in Raten zahlen? Das sind Alarmsignale, die auf finanzielle Probleme hindeuten. Werden Sie nicht unfreiwillig zum Kreditgeber Ihrer Kunden und überprüfen Sie deren Leistungsfähigkeit, beispielsweise mit Hilfe von Auskunfteien. Bei Neugeschäft kann es sinnvoll sein, Vorkasse zu vereinbaren. Abschlagszahlungen haben sich ebenso als Sicherungsinstrument bewährt. Es stimmt aber auch: In Deutschland präferieren die meisten Kunden den Kauf auf Rechnung. Der Nachteil: Das Risiko eines Zahlungsausfalls ist hier immer mit an Bord.

6. Sichern Sie Ihre Zahlungsansprüche mit den juristisch notwendigen Mitteln.

Manchmal nützt auch die deutlichste Mahnung nichts und der Kunde bleibt weiterhin säumig. Dann sollten Sie Ihre Ansprüche sichern. Gerade in Krisenzeiten ist das wichtig, denn sollte Ihr Partner pleitegehen, drohen Sie auf Ihrer Forderung sitzen zu bleiben. Um das zu verhindern, ist der Gang zum Gericht sinnvoll, etwa für ein Mahn- oder Klageverfahren. Alternativ suchen Sie sich Unterstützung durch qualifizierte Dienstleister wie etwa Rechtsanwälte oder Inkassounternehmen - diese sind auf den Einzug zahlungsgestörter Forderungen spezialisiert.

7. Werfen Sie kein gutes Geld schlechtem hinterher.

Inkassodienstleister prüfen, bevor sie tätig werden, jede Forderung auf ihre Durchsetzbarkeit. Dazu gehört neben kaufmännischen und rechtlichen Gesichtspunkten auch die Frage, wie wahrscheinlich es ist, dass der Schuldner das Geld bezahlen wird. Hat er eine schlechte Bonität, sollte man die Kosten für aussichtslose vorgerichtliche Mahnaktivitäten unbedingt vermeiden. Das gilt insbesondere auch bei internationalem Forderungsmanagement. Das ist unter Umständen deutlich teurer als in Deutschland und die Durchsetzbarkeit noch schwieriger.

8. Achten Sie auf den guten Ton.

Der säumige Zahler von heute kann schon morgen wieder der gute Kunde Ihres Unternehmens werden. Das passiert aber nur, wenn er das Gefühl hat, auch in einer schwierigen Situation, wie sie das Einfordern einer unbeglichenen Rechnung darstellen kann, fair von Ihnen und den durch Sie beauftragten Rechtsdienstleister behandelt worden zu sein. Es gilt die Devise: Reden hilft. Eventuell sind ja individuell angepasste Raten die richtige Lösung, um eine Eskalation dieser unangenehmen Sache zu vermeiden.

9. Forderungskauf bringt Ihnen sofortige Liquidität.

Egal wie gut Ihr Geschäft läuft: Rechnungen schreiben, bei Mahnungen nachhaken und das Vermeiden von möglichen Forderungsausfällen - das alles kostet Sie Zeit und Geld. Vielleicht aber möchten Sie sich von dem damit verbundenen Prozessen und Risiken entlasten? Factoring-Anbieter zum Beispiel kaufen Forderungen und kümmern sich selbst um deren Einzug. Der Vorteil für Sie: Sie haben sofort Geld - natürlich mit einem gewissen Abschlag, den der Anbieter für sich und seine Leistungen verlangt.