Jedes zweite KMU bereut die IT-Kaufentscheidung

Laut einer aktuellen Studie der Software-Bewertungsplattform Capterra   bereuen fast sechs von zehn Käufern (58 Prozent) ihre Softwareauswahl der letzten 12 bis 18 Monate. Die Hälfte der Bereuenden (27 Prozent) bereut sogar mehrere Softwareinvestitionen. Acht von zehn (81 Prozent) der Kleinunternehmer mit 11 bis 19 Angestellten sagen, dass der letzte Fehlkauf deutliche oder enorme Auswirkungen auf ihre Leistung hat. In Unternehmen mit 20 bis 49 Angestellten sind es immerhin noch zwei Drittel (68 Prozent).

Die größten Beschwerden bei der IT-Beschaffung beziehen sich auf hohe Anschaffungskosten, fehlende Akzeptanz der Mitarbeitenden beispielsweise durch komplizierte Nutzung sowie zu wenige Funktionen und nicht erfüllte Erwartungen seitens der Softwareanbieter.

Die Studie empfiehlt bei der IT-Beschaffung, sich um transparente Preisangaben bemühen, darunter auch bei den Kosten für die Einführung (Installation, Einrichtung, Schulung), den Betriebskosten für Support und Wartung sowie die Kosten für Anpassungen & Updates sowie um die Themen zusätzlichen Kosten für Skalierung (Anzahl der Nutzer, zusätzliche Funktionen), Integrationsfähigkeit sowie Kündigungsfrist. Die Mitarbeiter sollten von Anfang an in den Auswahlprozess involviert werden, da sie die Funktionalitäten der Software nutzen und mit der Benutzeroberfläche zurechtkommen müssen.

Was würden Softwarekäufer beim nächsten Mal anders machen? Die drei am häufigsten genannten Punkte, die die Teilnehmer beim nächsten Software-Auswahlverfahren anders angehen würden:

1. Sicherzustellen, dass sich alle Beteiligten zu den Auswahlkriterien im Voraus einig sind (30 Prozent). Teams sollten vorher festlegen, welche Funktionen sie benötigen und prüfen, ob die Software diese auch bietet. Eine kostenlose Testversion oder Produkt-Demo sollte den Mitarbeitern erste Einblicke und Insights, auch bzgl. der Benutzerfreundlichkeit ermöglichen.
   
2. Sicherheitsprüfung durchführen (30 Prozent) Eine Risikoanalyse zur Identifizierung von Sicherheitslücken kann helfen, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um die Datensicherheit zu gewährleisten und ggf. Vorschriften und Standards zu erfüllen.
   
3. Ziele und gewünschte Ergebnisse definieren (28 Prozent). Definierte, messbare Ziele - wie beispielsweise die Kundenzufriedenheit um zehn Prozent steigern oder das Risiko eines Cyberangriffs um 60 Prozent senken - helfen bei der Auswahl des richtigen Tools und sie helfen auch, später festzustellen, ob die Softwareauswahl die Richtige war.

Die Umfrage wurde im Juli 2023 online unter 348 Teilnehmern aus Deutschland durchgeführt.