Arbeitszimmer absetzen - Aufzeichnungen nicht vergessen

Das Hessische Finanzgericht hat in einem Urteil (Az. 10 K 1672/19) neue Maßstäbe für die steuerliche Abzugsfähigkeit von Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer gesetzt: Selbstständige wie Arbeitnehmer müssen künftig ihre Ausgaben genau, fortlaufend und zeitnah erfassen. Wer dies versäumt, riskiert die steuerliche Nichtanerkennung der angefallenen Kosten, warnt die Gießener Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Westprüfung   .

"Vor allem für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, hat diese Entscheidung weitreichende Konsequenzen", sagt Gesellschafter Sven Abel. "Nur Aufwendungen, die ordnungsgemäß aufgezeichnet wurden, könnten künftig steuermindernd berücksichtigt werden." Derzeit sei das Verfahren in Revision beim Bundesfinanzhof anhängig.

Wichtigster Hinweis: Steuerpflichtige, die dieser Tage ihren Steuerbescheid vom Finanzamt erhalten, sollten diesen gründlich prüfen und gegebenenfalls mit Verweis auf das anhängige Verfahren einen Einspruch einlegen. Hierfür besteht in der Regel eine Frist von nur einem Monat. Weiterhin sollten Nutzer eines Arbeitszimmers daran denken, alle in diesem laufenden Steuerjahr anfallenden Kosten spätestens jetzt sorgfältig zu erfassen.

Für Selbstständige und Freiberufler gilt nach Auffassung des Gerichts, dass die Kosten für das Arbeitszimmer nicht nur vollständig, sondern auch fortlaufend und getrennt von anderen Betriebsausgaben erfasst werden. Eine bloße Sammlung von Belegen und nachträgliche Aufstellung der Ausgaben - etwa erst zum Zeitpunkt der Steuererklärung - genüge nicht. Zudem sind die Aufzeichnungspflichten für alle relevanten Kostenarten, einschließlich Abschreibungen, einheitlich zu führen. Einzelne Kosten wie AfA dürfen nicht in separaten Listen erfasst werden, da dies die steuerliche Überprüfung erschwert. Dies sei, so das Hessische Finanzgericht, eine zentrale Voraussetzung für den steuerlichen Betriebsausgabenabzug.

Dabei sollten beispielsweise auch Mietkosten, Nebenkosten und anteilige Strom- und Heizkosten aufgeführt werden. Auch Schätzwerte anhand der Vorjahresrechnungen werden akzeptiert, sofern sie glaubhaft sind. Belege und Nachweise wie Rechnungen für Möbel, Technik und anteilige Kosten für Miete und Nebenkosten sollten mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Arbeitnehmer können die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer nur dann in voller Höhe steuerlich geltend machen, wenn es den Mittelpunkt ihrer beruflichen Tätigkeit darstellt. Hierbei muss es sich um einen abgetrennten Raum handeln und die private Nutzung muss fast ausgeschlossen sein.

Aufzeichnungspflicht: So gehen Sie steuerlich auf Nummer sicher

• Aufzeichnungen über die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer zum Beispiel für Homeoffice müssen fortlaufend, detailliert und zeitnah sowie getrennt von anderen Kosten erfolgen. Empfehlenswert ist ein separates System, zum Beispiel laufende Buchungen in einer speziellen Spalte in der Buchhaltung oder über ein gesondertes Konto erfassen.


• Alle Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer wie Miete, Nebenkosten und Abschreibungen auf Arbeitsmittel sollten in einer einzigen, fortlaufenden Aufstellung geführt werden. Unterschiedliche Kostenarten wie etwa Abschreibungen (AfA) auf Büroausstattung dürfen nicht in getrennten Listen stehen.


• Aufwendungen sollten monatlich oder zumindest quartalsweise dokumentiert werden. Jährlich anfallende Aufwendungen wie etwa Abschreibungen dürfen nach Ablauf des Kalenderjahres erfasst werden?.


• Kosten, die dem beruflichen Zweck des häuslichen Arbeitszimmers dienen, müssen klar erkennbar sein. Bei Nebenkosten - zum Beispiel für Router, VPN-Software etc. muss der Anteil der beruflichen Nutzung nachvollziehbar ausgewiesen werden, beispielsweise im Verhältnis der Quadratmeterzahl des Arbeitszimmers zur Gesamtwohnfläche.


• Für Selbstständige, die den Pauschalbetrag von 1.260 Euro für das häusliche Arbeitszimmer geltend machen, bestehen keine besonderen Aufzeichnungspflichten.


• Das Bundesfinanzministerium (BMF) lässt glaubhafte Schätzungen für anteilige Kosten wie Finanzierungskosten und Nebenkosten zu. Diese Schätzungen können am Jahresende mithilfe der Abrechnungen der Versorgungsunternehmen erfolgen.