Umstellung auf E-Rechnung: Was Unternehmen beachten müssen

Die öffentliche Verwaltung treibt den Abschied vom Papier voran: Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung Pflicht für alle Unternehmer, die im Auftrag des Bundes tätig werden. Länder und Kommunen müssen bereits seit April elektronische Rechnungen annehmen. Hintergrund ist eine EU-Richtlinie, die den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes stärken soll. Der Digitalverband Bitkom   erwartet, dass von der Regelung eine "erhebliche Impulswirkung" für die gesamte Wirtschaft ausgeht und künftig auch Unternehmen untereinander verstärkt auf die elektronische Rechnung setzen.

Für viele Unternehmen ist diese Umstellung eine Herausforderung, immerhin erstellt derzeit noch ein Drittel Rechnungen überwiegend oder sogar ausschließlich in Papierform (33 Prozent).

Bitkom hat deshalb das Faktenpapier "10 Merksätze für elektronische Rechnungen" veröffentlicht, das bei der Umstellung auf die E-Rechnung helfen soll. Denn diese muss in einem bestimmten strukturierten Format erstellt werden und eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Eine elektronisch versendete Rechnung, die etwa als PDF an eine Mail angehängt wird, reicht nicht.

"Die E-Rechnung hilft, Papierberge in deutschen Unternehmen und in der Verwaltung abzubauen. Und sie macht die Unternehmen wettbewerbsfähig und zukunftsfest. Eine Rechnung auf Papier oder als PDF ist nicht mehr zeitgemäß", sagt Nils Britze , Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. Die Vorteile: Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werden einfacher und schneller. Unternehmen sparen Portokosten und Personalressourcen. E-Rechnungen schonen außerdem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege wegfallen. Britze: "In Deutschland hat sich in den vergangenen zwei Jahren schon viel getan: Nutzten 2018 noch 19 Prozent der Unternehmen die E-Rechnung, sind es in diesem Jahr bereits 30 Prozent. Es ist wichtig, dass sich jetzt auch alle anderen Unternehmen mit diesem Thema auseinandersetzen."

Das Faktenpapier "Die 10 Merksätze zu elektronischen Rechnungen"   steht zum kostenlosen Download bereit. Der Verband bietet außerdem ein Webevent und Webinare zum Thema an.