5 Kriterien für eine erfolgreiche ERP-Einführung im E-Commerce

Gastbeitrag von Nicole Wehner; MAC IT-Solutions GmbH

Die Umstellung auf ein neues ERPSystem ist für einen E-Commerce- bzw. Omnichannel-Händler wie eine Operation "am offenen Herzen". Fehler, die hier gemacht werden, kosten in der Einführungsphase Nerven, Ressourcen und schlussendlich Geld. Im Alltagsgeschäft steigern sich diese Probleme nochmals. Für den Projekt- und damit für den Unternehmenserfolg ist daher die Auswahl des richtigen Systems und des zu dem Handelsunternehmen passenden IT-Dienstleisters entscheidend.

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Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist jedoch nicht einfach nur ein IT-Projekt; durch die Analyse aller Geschäftsprozesse sowie das Etablieren von neuen Prozessen und anderen Abläufen ist die Umstellung vor allem eines: ein Change-Management-Prozess, der viel Aufmerksamkeit, Präzision und Weitsicht braucht! Aus unserer Projekterfahrung heraus sind folgende Punkte für eine erfolgreiche ERP-Einführung entscheidend:

Zuerst das Team

Sowohl auf der Händler- als auch auf der Dienstleisterseite braucht das ERP-Projekt eine dedizierte und kompetente Person im Projektmanagement. Die beiden gehen zusammen einen langen und nicht immer einfachen Weg, weshalb hier von Anfang an die Chemie stimmen sollte.

Die dazugehörenden Projektteams zusammenzubringen hilft ein Wir-Gefühl zu erzeugen, um gemeinsam an einem Strang zu ziehen. Je nach Projektorganisation können auch gemischte Teams gebildet werden, die gemeinsam an einem Thema arbeiten. Schlussendlich gilt es, auch den Rest der Organisation frühzeitig mit ins Boot zu holen, um eine Akzeptanz und positive Erwartungshaltung für das neue ERP-System zu schaffen.

Dann die Analyse

Nehmen Sie sich Zeit für eine detaillierte Analyse Ihrer Geschäftsprozesse. Das spart Zeit, Gedanken und Workshoptage, die andernfalls im Nachhinein und mit einem Vielfachen an Aufwand wieder glattgebügelt werden müssen. Nach einer gemeinsamen Prozessanalyse des Ist-Zustands folgt ein Abgleich mit den Möglichkeiten des zukünftigen ERP-Systems. Daraufhin können die Workflows für das neue System sauber abgeleitet und beschrieben werden.

Natürlich ist es normal, dass sich im Laufe eines Projektes konzeptionelle Änderungen ergeben oder Missverständnisse entstehen. Daher sollten am Anfang nur grobe Meilensteine vereinbart und die tatsächlichen To-dos in agilen Sprints vorangetrieben werden. Bestenfalls liegt dem Projekt eine konstruktive Haltung von Geben und Nehmen und eine Ausrichtung auf das gemeinsame Projektziel einer erfolgreichen ERP-Einführung zugrunde. Hardliner-Positionen sind bei der Arbeit im Team fehl am Platz.

Dann das Projektvorgehen

Für jedes IT-Projekt gilt die Einhaltung der Prozesskette als Erfolgsgarant: Analyse, Development, Test, Bugfixing, User Acceptance Test, Go-Live, Get-Well-Phase. Definieren Sie zudem von Anfang an Meilensteine sowie No-Gos oder Showstopper im Projektplan. Entscheiden Sie dabei, wie viel Agilität oder SCRUM Methodik das Team und die dahinterliegende Organisation vertragen und dem Projekterfolg guttun.

Die agile Methodik lässt Raum für unvorhersehbare Entwicklungen und den Mitarbeitenden Raum zur Entfaltung. Dennoch können einige klassische Projektvorgehenselemente helfen, denn bei der Einführung eines E-Commerce- oder Omnichannel-Backendsystems liegt ein hohes Augenmerk auf Stabilität, Workflows im Massenvolumengeschäft, Prozessautomatisierung und vollständige Integration aller Module. Suchen Sie sich einen Partner, der ein auf die Branche zugeschnittenes, standardisiertes Projektvorgehensmodell und Einführungserfahrung mitbringt.

Dies zeigt sich zum einen in einer frühzeitigen Rückkopplung individuell zu entwickelnder Themen mit den Fachabteilungen und zum anderen in der Testphase, die ähnlich hoch priorisiert werden sollte wie die Analysephase. Definieren Sie im Vorfeld Ihre wichtigen Geschäftsvorfälle und spielen Sie diese durch. Denken Sie dabei auch an Retouren, Gutscheine, Mindestwerte, verschiedene Zahlarten, unterschiedliche Marktplätze und Werbeträger bzw. Marketing Channels. Bei der Einführung einer neuen ERPSoftware wird oft das unangenehme Thema der Datenmigration bei Altsystemablösungen unterschätzt. Entspannt starten können Sie nur, wenn sowohl Ihre Stammdaten als auch relevante Historiendaten sauber ins neue System migriert wurden. Durch mehrere Testläufe können auch versteckte Fehler aufgespürt werden.

Beim Go-Live ist es trotzdem unbedingt erforderlich, Systemspezialisten für unterschiedliche Themen vor Ort zu haben. Das echte Leben ist immer ein bisschen anders als jeder Test- oder Schulungslauf!

Mit dem Projektcontrolling

Im Rahmen des Projektcontrollings sollten wöchentlich gemeinsam getragene Statusberichte und auch regelmäßige Statusmeetings vereinbart werden, in denen der aktuelle Projektstand besprochen wird. Bei größeren Projekten empfiehlt sich ein zusätzlicher Lenkungsausschuss, welcher Meilensteine kontrolliert, Chancen und Risiken bewertet sowie entsprechende Maßnahmen einleitet.

Und zu guter Letzt: Das Management

Die Einführung des neuen ERP-Systems hat einen erheblichen Einfluss auf die Stabilität des Kerngeschäfts, daher braucht es von Anfang an Sponsoren in der Geschäftsleitung sowie eine große Management Attention. Hierbei ist erneut wichtig zu betonen, dass es sich um einen Change-Management-Prozess handelt. Das heißt, der Prozess beginnt vielleicht in der IT, schlägt sich jedoch schnell über die Key-User der Fachbereiche bis hin zu allen End-Usern (und damit im Endeffekt zu Ihren Endkunden) durch - und wenn die oben angesprochenen Punkte eingehalten werden, geschieht dies auch mit positiver Resonanz!

MAC IT-Solutions GmbH
MAC ist der führende Ansprechpartner für die optimale Backend-Plattform im digitalen Handel.

Ausschließlich spezialisiert auf E-Commerce und Omnichannel-Handel, kann MAC mit der Dynamik und Komplexität des Online-Handels nicht nur Schritt halten, sondern setzt selbst Benchmarks und entwickelt neue Services.

MAC punktet dabei mit einem ganzheitlichen Blick auf das digitale Backend des Online-Handels - vom ERP-System über Teamworking-Tools bis hin zu Managed Services. Die Expertise liegt auf zuverlässigen Lösungen, die allen Dynamiken standhalten. MAC kennt die Bedürfnisse der Händler sehr genau. So entstehen perfekte integrierte Prozesse, die Lieferketten, Kundenkontakte und die Arbeit hinter den Kulissen perfektionieren. Kurz: MAC arbeitet an digitalen Umfeldern für den wirtschaftlichen Erfolg ihrer Kunden.

Die ERP-, CRM-, LVS- und POS-Systeme sind europaweit bei vielen namhaften Händlern im Einsatz. Basis der modularen IT-Plattform ist das vollintegrierte System DiVA auf Basis von Microsoft Dynamics Business Central. Der Betrieb der Systeme ist sowohl on premises als auch in der Cloud möglich.