Können am Ende alle Vorgänge mit einem Scan erledigt werden und welche Flexibilität muss hierfür ein ERP-Werkzeug bieten.

Gastbeitrag von Michael Stängle; ecos System GmbH

Ohne eine optimierte ERP-Lösung kann ein Handel treibendes Unternehmen heute nicht erfolgreich sein. Und speziell der kanalübergreifende Handel stellt mit seiner hohen Zahl an Aufträgen mit jeweils kleinem Ertrag spezifische Ansprüche an Effizienz und Transparenz.

Bild: Zhitao Zhang / Fudan Universität

Mit dem Begriff "Scannen" verbindet man gedanklich in erster Linie die Prozesse in der Logistik. In diesem Bereich bietet eine auf den Online- und Versandhandel ausgerichtete und warenwirtschaftlich geprägte ERP-Software in der Regel bereits in der Standard-Funktionalität einen hohen Automatisierungsgrad. Aufträge bestehend aus einem Artikel können nach einer (Sammel-) Kommissionierung tatsächlich mit einem Scan abgewickelt werden, Aufträge mit mehreren Positionen mit einem Scan je Artikel. Selbst bei MHD-pflichtigen Artikeln werden die erforderlichen Daten nur einmalig beim Wareneingang erfasst. Eine Retoure wird durch Scannen des Retourenlabels und der retournierten Artikel erfasst. Die weitere Verwendung der retournierten Artikel wird durch Scannen von Steuerungs-Codes geregelt. Im Wareneingang wird nach Scan des Artikels im Hintergrund geprüft, ob für den Artikel ein Kundenauftrag besteht, wenn ja, wird eine abweichende Behandlung des Artikels ausgelöst. Bei einer Filialbelieferung wird durch Scannen der Begleitpapiere in der Filiale der Umlagerungsprozess der kompletten Lieferung initiiert.

Vordergründig betrachtet kann man bei dieser beispielhaften Aufzählung zum Schluss kommen, dass bereits durch einen Standardfunktionsumfang alle Anforderungen im Bereich Logistik, und in der Konsequenz in allen Unternehmensbereichen umfassend und passend abgedeckt sind. Leider nur bedingt. Mit dem Einsatz einer spezialisierten Branchenlösung sind im Vergleich zu einem ERP-System, welches einen branchenübergreifenden Ansatz verfolgt, zwar viele Anpassungen des Systems an die Prozesse mehr oder weniger vorweggenommen. Es verbleiben dennoch Bereiche, bei denen das digitale Abbild eines Prozesses im Standard nicht in allen Ausprägungen und Details passt.

Unternehmen ist nicht gleich Unternehmen. Unterschiedliche Artikelsortimente, Zielgruppen und Märkte, eine auf mehrere Standorte verteilte Lagerhaltung, ein angebundener stationärer Handel und viele weitere Gegebenheiten führen zu unterschiedlichen Geschäftsprozessen; nicht im Gesamten aber oft in den Details.

Ein Anpassungsbedarf entsteht auch durch die Vielzahl an Schnittstellen zu Drittsystemen. Nicht alle Feinheiten bei der Anbindung an ein Shopsystem oder Marktplatz, bei der Kommunikation mit Zahlungs- KEP- und Inkassodienstleisten finden sich in einem programmierten Standard wieder.

Bei einer Systemlandschaft, in der zwei spezialisierte ERP-Systeme jeweils einzelne Unternehmensbereiche abdecken, liegt es auf der Hand, dass für die Integration der Systeme Anpassungen und individuelle Schnittstellen erforderlich sind. Die genannte Konstellation kann sich bei einem Produktionsunternehmen mit eigener Direktvermarktung ergeben.

Auch müssen teilweise firmenpolitische Ansichten und Vorgaben in Prozessen abweichend abgebildet werden.

Die Umsetzung der Anpassungen erfordert in einem ERP-System einige, teilweise technisch aufwändige Voraussetzungen. Über einen Maskendesigner kann die Benutzeroberfläche durch Verschieben, Ändern, Hinzufügen und Entfernen von Elementen modifiziert werden. Eine fallweise farbliche Hervorhebung von Elementen hilft dem Anwender bei der Routinearbeit. Mit Hilfe eines Datenbankdesigners ist die Erweiterung der Tabellenstruktur um neue Datenfelder möglich. Konsistenz, Vollständigkeit und Validität wird über individuelle Codeerweiterungen gewährleistet. Eine zentrale Modulverwaltung ermöglicht die Einbettung von individuellen Routinen in die Benutzeroberfläche und der damit verbunden Benutzerrechtestruktur. Mittels sogenannter User-Exits kann in vielen Programmbereichen direkt durch individuelles Scripting in die programmierte Logik eingegriffen werden. Über WebRequests können Drittsysteme kontrolliert auf Daten zugreifen.

Zusammenfassend kann man feststellen, dass eine umfangreiche Funktionalität in einem programmierten Standardfunktionsumfang einer ERP-Lösung allein nicht ausreichend ist für eine effiziente Prozesssteuerung und Verschlankung von Geschäftsprozessen in allen Unternehmensbereichen. Anpassungen und Erweiterungen des Systems an unternehmensspezifische Belange müssen möglich und im Idealfall mit vorhandenen Werkzeugen umsetzbar sein. Immens wichtig hierbei ist, dass trotz aller individueller Eingriffe die Update-Fähigkeit des Systems weiterhin gegeben bleibt. Und bei allen Optimierungs- und Rationalisierungsmaßnamen darf man den Hauptakteur Anwender nicht aus dem Blick verlieren.