4 Erfolgsfaktoren: Was beim Outsourcing im Marketing zählt

Viele Online- und Multichannel-Händler wissen es aus ihrer eigenen Praxis-Erfahrung: Wer einzelne Leistungen an externe Partner vergibt, hat schnell einen extremen Koordinationsaufwand. So muss die Zusammenarbeit über verschiedenste Schnittstellen, unterschiedlichste Abhängigkeiten und Vereinbarungen hinweg moderiert werden. Das macht Kooperationen langsam, frisst Ressourcen und senkt so schnell die Wirtschaftlichkeit.

Anders läuft es beim Outsourcing. Hier werden gleich ganze Arbeitsfelder verantwortlich an den Partner übertragen: etwa beim Online-Marketing.

Der Partner agiert als organischer Teil des Unternehmens im Sinne einer "verlängerten Werkbank". Statt vieler Schnittstellen zu einzelnen Dienstleistern gibt es nur eine und der Partner steht ganzheitlich für vereinbarte Ergebnisse gerade. Keine Frage: Dieser Schritt erfordert Mut vom Auftraggeber. Weil er scheinbar mit Kontrollverlust einhergeht. Im Gegenzug aber müssen Händler, Marken und Hersteller nicht erst mühsam Know-how in Bereichen aufbauen, die nicht zum eigenen Kerngeschäft gehören.

Soweit die Theorie. Denn in der Praxis gelingt Outsourcing nur, wenn sich Auftraggeber und Partner organisatorisch und technisch ideal vernetzen. Diese vier Faktoren sind hier letztlich entscheidend:

• Keine Rückfragen: Eine Anbindung des Outsourcing-Partners an die relevanten IT-Systeme ist Voraussetzung für eine integrierte Zusammenarbeit. Zudem wird es so möglich, die Einhaltung von Service Level Agreements, Leistungsumfängen und Kostenrahmen über System-gestützte Prozesse sicherzustellen. Hinzu kommt: Gemeinsam genutzte Plattformen bei der Content-Verwaltung und der Kommunikation verhindern alternative Arbeitsweisen außerhalb der eingesetzten Systeme, die durch die Inkonsistenz der Daten ein Sicherheitsrisiko darstellen.

• Klare Abläufe: Gerade im Outsourcing kommen die Vorteile System-gestützter Workflows zum Tragen. Freigabeprozesse und Entscheidungswege über Unternehmensgrenzen hinweg können dadurch zum einen sehr viel schneller, sicher und nachvollziehbar gewährleistet werden, was nicht zuletzt auch rechtliche Fragen bei der Nutzung und Veröffentlichung von Content betrifft. Zum anderen ermöglichen es System-gestützte Workflows, Prozesse in der Medienproduktion beim Partner im Zusammenspiel mit den eigenen Unternehmensabläufen optimal zu gestalten.

• Zwingende Ordnung und Sicherheit: Wird von allen Beteiligten eine zentrale Medienplattform genutzt, hat dies insbesondere drei Vorteile: Erstens, die Konsistenz von Content ist in allen Stadien sichergestellt, keine Datei verlässt während der Bearbeitung das zentrale System. Der zweite Vorteil ist, dass Freigabe- und Korrekturprozesse bereits während der Content-Erstellung erfolgen können - und nicht erst am Ende. Dies hilft, Durchlaufzeiten erheblich zu verkürzen und schneller am Markt zu kommunizieren. Drittens sorgen moderne Medienplattformen dafür, dass geänderte Produktinformationen oder Medieninhalte sofort allen Beteiligten zur Verfügung stehen. So ist sicher, dass nur der letzte Versionsstand zur Veröffentlichung genutzt wird.

• Wenige Schnittstellen: Je weniger Schnittstellen, desto weniger Reibungsverluste bei klaren Verantwortlichkeiten und Kostenstrukturen, die mit einem zentralen Outsourcing-Partner vorab über Service Level Agreements vereinbart werden. Hinzu kommt, dass mit einem zentralen Partner die Skalierung bei Lastspitzen einfacher wird. Kurz: Die Anzahl der organisatorischen Schnittstellen bestimmt die Reaktionsfähigkeit - weniger ist daher schneller und effizienter.

Unsere Erfahrung aus bisherigen Marketing-Projekten zeigt: Outsourcing ist ein mächtiges Werkzeug, welches die Schlagkraft der eigenen Teams erhöht und deren Kreativität erst zur Geltung bringt. Die Voraussetzung dafür ist aber, dass alle Beteiligten zusammen ein effizientes Ecosystem erschaffen.


Über den Autor: Karl-Ulrich Hecker (siehe Foto) ist Sales Director der w&co MediaServices München GmbH & Co KG   . Das Unternehmen ist einer der modernsten und innovativsten Mediendienstleister in Deutschland und hat sowohl Verlage als auch Versender, Händler und Corporates als Kunden. Die Leistungen von w&co MediaServices umfassen dabei die ganzheitliche Umsetzung anspruchsvoller Projekte aus Foto- und Videoproduktion sowie Konzeption und Gestaltung als auch automatisierter Medienproduktion. Als Partner namhafter Software-Hersteller implementiert und betreibt w&co im Bereich Medien IT PIM- und Enterprise Content-Management-Systeme.