Kauf, Cloud oder Miete: Die ERP-Modelle im Vergleich

Gastbeitrag von Kai Faulbaum

Wer ein ERP-System braucht, kann die Software kaufen, mieten oder völlig ausgelagert in der Cloud betreiben lassen. Was wann sinnvoll ist, hängt meistens von vielen Faktoren ab.

Nach Angaben der Analysten von Forrester ist es derzeit äußerst sinnvoll, aktuelle ERP-Systeme auf den Prüfstand zu stellen und an die strategische Planung des Unternehmens anzupassen. Während ERP-Software lange Zeit entweder gekauft oder gemietet werden musste, gibt es heute eine weitere Möglichkeit, ERPServices zu beziehen: Cloud Computing. Unternehmen überlegen aufgrund der verschiedenen Möglichkeiten verstärkt, welches ERP-Modell das richtige für sie ist: Kauf, Miete oder Wolke? Dieser Artikel zeigt, welche Vorzüge die verschiedenen Bereitstellungsarten bieten und welches Betriebsmodell sich für welches Unternehmen am besten eignet.

Kauf: Bewährt und beliebt

Beim Kauf einer ERP-Lösung erwerben Unternehmen ein übertragbares Nutzungsrecht für eine Software. Sie zahlen einmal und können im Rahmen der Lizenzbestimmungen frei über ihren Kauf verfügen. Aufgrund der hohen Kontinuität von Inhouse-betriebenen ERP-Lösungen eignet sich dieses Modell besonders für Branchen, die stark von ERPDaten abhängig sind, beispielsweise Handels- oder Produktionsbetriebe.

Gegen den Kauf von ERP-Software spricht die hohe Investitionssumme zu Beginn der Anschaffung. Zudem müssen Unternehmen, die sich für den Kauf eines ERP-Systems entscheiden, mit zusätzlichen Belastungen für Wartung und Instandhaltung rechnen. Ob sich der Kauf einer ERP-Software lohnt, ist daher vor allem eine Finanzierungsfrage. Für all jene Unternehmen, die einen Planungshorizont von über drei Jahren haben, was im Mittelstand häufig der Fall ist, ist Kauf oft die wirtschaftlich sinnvollste Lösung.

Mieten: Flexibilität ist Trumpf

Unternehmen, die ihr ERP-System mieten oder leasen, bekommen ihre Software- Lizenz gegen ein monatliches Entgelt. Dies stellt für viele Firmen aufgrund der hohen Flexibilität eine attraktive Option dar. Das Mietmodell eignet sich besonders gut für Unternehmen, die sich mit schwankender Nachfrage auskennen. Ein gutes Beispiel ist das Saisongeschäft zu Weihnachten in der Versandhandelsbranche.

Mittels gemieteter ERPSoftware lässt sich die genutzte Kapazität variabel an den tatsächlichen Kundenbedarf anpassen. Aus finanzieller Sicht ist das Mietmodell für Händler interessant, die einen steten Zahlungsstrom, aber keinen riesigen Kapitalrahmen zur Verfügung haben. Wer über einen längeren Zeitraum eine vollwertige ERP-Lösung benötigt, sollte über den Kauf der Software nachdenken, da das Miet-Modell verzinst werden muss, und sich der Kostenvorteil schnell auflösen kann.

Cloud-basiertes ERP stellt im Gegensatz zum Miet- oder Kaufmodell kein Beschaffungs- sondern ein Betriebsmodell dar. Es handelt sich um einen Mix aus Miete und ausgelagerter IT-Infrastruktur.

Cloud? Aber sicher!

Via Cloud Computing lassen sich ITLeistungen flexibel in Echtzeit als Dienstleistung über das Internet buchen und nach Nutzungsvolumen abrechnen. ERP-Lösungen aus der Datenwolke überzeugen vor allem durch Kostenersparnis und reduzierte Kapitalbindung. Diese Vorteile kommen besonders gut bei Unternehmen zum Tragen, die neu am Markt sind: beispielsweise Startups. Beim Schritt in die Wolke müssen sie nicht in teure neue Infrastruktur investieren.

Es sind keine neuen Server, zusätzlichen Räume oder IT-Komponenten notwendig. Stattdessen zahlen Anwender nur für tatsächlich benötigte Ressourcen und Kapazitäten. Neben dem wirtschaftlichen Nutzen spricht noch ein weiterer Punkt für ERP aus der Cloud: Es macht die wachsende Komplexität der IT-Infrastruktur beherrschbar. Auch was den Sicherheitsaspekt angeht, ist Cloud Computing das wesentlich attraktivere Modell, da mehrfach redundante Rechenzentren eine hohe Kontinuität garantieren.

Laut Experten lassen sich Cloud-ERPLösungen bedenkenlos in Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern einsetzen. Allerdings mangelt es hier oft an praktischer Erfahrung mit Cloud-Software. Daher behelfen sich kleine Unternehmen häufig mit Standard-Software wie Excel und erkennen nicht den Mehrwert, den eine professionelle ERP-Lösung bietet.

Damit die Vorteile des Cloud-basierten ERP vollständig genutzt werden können, müssen Bedenken wie ein möglicher Kontrollverlust oder die Abhängigkeit von Cloud-Providern jedoch noch aus dem Weg geräumt werden. Gerade weil in ERP-Daten sehr viel Betriebs-Know-how liegt, stellen sich Unternehmen die Frage, was mit ihren Daten in der Wolke geschieht, und wer Zugriff auf sie hat.

Hier sind die lokalen Cloud-Provider gefordert, Aufklärungsarbeit zu leisten. Die beschriebenen Modelle haben verschiedene Vorzüge, die von den Nutzungsanforderungen der anwendenden Unternehmen abhängen. "Ob nun Kauf, Miete oder Cloud das richtige Modell ist, lässt sich pauschal nicht sagen. Zum einen ist es eine bilanzielle Frage, die zum Beispiel von einem Steuerberater beantwortet werden kann.

Zum anderen spielt die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von ERP-Daten eine entscheidende Rolle, was von Branche zu Branche variiert", erklärt Godelef Kühl, Vorstandsvorsitzender und Gründer des Mainzer ERP-Anbieters Godesys. "Für kapitalstarke Unternehmen ist der Kauf von ERP-Software sicherlich sinnvoll, zumal sie häufig über ein übertragbares Nutzungsrecht der Software verfügen wollen.

Damit sich dieses Modell rechnet, sollte sich das Unternehmen mit der Abschreibungsfrage gewissenhaft auseinandersetzen und bedenken, dass eventuelle Folgekosten hinzukommen."

Autor: Kai Faulbaum, freier Fachredakteur, Dortmund