Effizienter Einkauf von Verpackungen: E-Procurement bei RAJA

von Moritz Owczarek , Rajapack

12.12.2023 Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen gehört zu den essenziellen Prozessen in jedem Unternehmen. Ob Büromaterialien, Werkzeuge, Rohstoffe oder Verpackungen - diese Ressourcen müssen stets in der richtigen Menge und zur richtigen Zeit verfügbar sein.

Bild: Österreichischen Post AG

Eine ineffiziente Beschaffung kann nicht nur zu Verzögerungen in den nachgelagerten Prozessen führen, sondern auch die Gesamtkosten erhöhen. Während viele Menschen im privaten Umfeld bereits Online-Shops und standardisierte Prozesse gewohnt sind, sieht die Realität in vielen Unternehmen oft anders aus. Hier erfolgt die Beschaffung immer noch dezentral und nicht standardisiert über Telefon, E-Mail oder sogar auf Papier. Dabei lässt sich mittels E-Procurement-Plattformen die Beschaffung beschleunigen.

Zeit für Veränderungen?

Analoger Einkauf und indirekte Beschaffung ist oftmals ein langwieriger, intransparenter und bürokratischer Prozess für alle beteiligten. Sei es die Ermittlung des Bedarfs, die Budgetprüfung, das Vergleichen von Angeboten, das Erstellen von Bestellschreiben sowie die Überwachung und Archivierung von Wareneingängen.

Eine mögliche Lösung ist die Einführung digitaler Beschaffungsprozesse. Mit der Umstellung auf eine digitale Bestellplattform können Einkaufs- und Bestellprozesse verschlankt und für Mitarbeitende signifikant vereinfacht werden. All die oben beschriebenen Beschaffungsschritte können heute weitgehend automatisiert und mit nur einem Mausklick gestartet werden.

Vorteile und Einsparpotentiale von E-Procurement

E-Procurement digitalisiert sämtliche zuvor papierbasierten Beschaffungsprozesse. Dazu gehören die Angebotserstellung, Nachverfolgung, Berichterstattung u.v.m. Das System umfasst mindestens die Bestellabwicklung und wird oft um Freigabe- und Auftragsabwicklungsfunktionen erweitert. Kunde und Lieferant tauschen Bestellinformationen direkt zwischen ihren Systemen aus. In vielen Fällen lassen sich E-Procurement und E-Fulfillment mithilfe einer einzigen Softwarelösung in Form eines ERP-Systems integrieren. Bestellanforderungen werden hier im Warenwirtschaftssystem des Kunden so angelegt, dass interne Unternehmensworkflows weiter genutzt werden können. So werden Bestellabläufe verschlankt und Prozesse beschleunigt.

Die Vereinheitlichung der Abläufe sorgt auch für mehr Transparenz: Elektronisch erfasste Daten und eine hohe Datenqualität bieten mehr Vergleichsmöglichkeiten und bessere Preis- und Lieferantenvergleiche.

Der Online-Marktplatz mercateo, auf dem auch das RAJA-Produktsortiment zu finden ist, bietet einen Online-Prozesskosten-Rechner, um sich die individuelle Ersparnis durch eine E-Procurement-Lösung ausrechnen zu können: www.einsparpotenziale-entdecken.de .

Digitale Lösungen, individuell anpassbar

RAJA, bekannt für sein breites Spektrum an Produkten für Verpackungslösungen und Lagermanagement, bietet maßgeschneiderte E-Procurement-Lösungen, die die Beschaffung digitalisieren und an individuelle Bedürfnisse anpassen. Sie sind nahtlos in bestehende Bestellabwicklungsprozesse integriert, was den Einkaufsprozess vereinfacht und gleichzeitig Transparenz und Kostenkontrolle gewährleistet. Je nach gewählter Lösung geht eine Bestellung direkt bei RAJA ein und wird dort weiterbearbeitet. So entsteht keine Lücke in der Beschaffungskette und der Prozess kann ohne manuellen Aufwand erfolgen.

Die E-Procurement-Lösungen von RAJA umfassen:

Self-Service: Diese Lösung bietet eine Benutzeroberfläche im normalen Webshop mit selbstgesteuerter Benutzerverwaltung, Budgetübersicht, individueller Rollenverteilung und Genehmigungsstrukturen sowie Kostenstellenzuweisung. So können verschiedene Rollen für Benutzer im Unternehmen zugewiesen und individuelle Workflows erstellt werden.

Individuell anpassbarer "MyRAJAShop": Dies ist ein eigenes Web-Konto auf www.rajapack.de mit allen Funktionen einer E-Procurement-Lösung. Kunden ohne eigenes System können ihre Einkaufsprozesse optimieren, ihr Team verwalten und Budgets festlegen.

Die individuellen Einstellungen und Rollenverteilungen bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, und es sind keine Integration oder externe Systemkosten erforderlich.

Punch-Out-Lösung/Dynamischer Katalog: Diese Option richtet sich an Kunden, die bereits ein E-Procurement-System nutzen. Sie ermöglicht eine nahtlose Integration über Softwarepartner oder benutzerdefinierte elektronische Kataloge sowie Zugriff auf den maßgeschneiderten Produktkatalog mit tagesaktuellen und individuell bestimmbarem Produktsortiment und Preisen, je nach Bedarf und immer verfügbar.

E-Katalog/Statischer Katalog: Der Produktkatalog wird in BMEcat, CSV oder Excel erstellt und kann je nach Bedarf von RAJA oder vom Kunden auf das entsprechende System hochgeladen werden. Dies ermöglicht den Einkauf auf vertraute Weise.

RAJA setzt sich dafür ein, dass die anfängliche Investition für den Kunden tragbar ist und langfristige Vorteile bringt. Die Implementierung von E-Procurement kann komplex erscheinen, aber RAJA macht es einfach und effektiv. Kontaktieren Sie uns, um mehr über RAJAs E-Procurement-Lösungen zu erfahren: e-procurement@rajapack.de