PIM-Systeme: Für welche Versender sich die Software-Investitionen lohnen können

Bei den Großen der Branche sind Produkt-Informations-Management-Systeme (PIM) schon länger etabliert. Kleinere Versender tun sich aber oft schwer mit der Entscheidung, ob sie in PIM-Systeme investieren sollen. Dieser Beitrag soll als Leitfaden dienen und damit die Entscheidung erleichtern.Kommt das Thema PIM auf den Tisch, dann wird oft ein Mitarbeiter beauftragt, geeignete Dienstleister oder Hersteller zu finden. Diese werden dann eingeladen, präsentieren ihre Lösung vor einem mehr oder weniger großen Kreis von Mitarbeitern, erstellen ein Angebot und hoffen auf einen Auftrag. Oft stellt sich aber spätestens dann heraus, dass so ein PIM-System ja nicht mal eben installiert werden kann.
Der Euphorie folgt die erste Ernüchterung und Verunsicherung. Gibt es ein konkretes Anforderungsprofil??Sind ausreichend Resourcen (Zeit und Budget) vorhanden??Das sind die Fragen, die dann gestellt werden.
Nicht selten wird das Thema erst einmal wieder in die Schublade geräumt und "auf später" vertagt. Das hinterlässt enttäuschte Mitarbeiter (und Dienstleister), die eine Menge Arbeit (=Geld!) investiert haben und nun doch kein PIM-System zu bekommen. Deutlich effizienter ist es, im Vorfeld gezielt festzustellen, ob sich der Einsatz eines PIM-Systems lohnt.
Um diese Frage zu beantworten gibt es im Wesentlichen zwei Einflussfaktoren:
a) Die Anzahl der zu verwaltenden Produktinformationen und
b) die Anzahl der Vertriebskanäle.Die Anzahl der Produktinformationen bezieht sich nicht ausschließlich auf die Anzahl der Artikel, sondern auf die Gesamtheit der Informationen. Müssen komplexe Artikel mit vielen Text- und Medienelementen in mehreren Sprachen abgebildet werden, so kann trotz einer eher überschaubaren Menge an Artikeln eine größere Menge an Informationsbausteinen zusammen kommen.
Ein weiterer Punkt ist die Kommunikationsfrequenz der Vertriebskanäle: Wie häufig werden Informationen über die Kanäle verbreitet und wie viele Varianten entstehen dadurch. Auch diese sind bei der Ermittlung des Mengengerüstes zu berücksichtigen. Hat man diese Zahl ermittelt und liegt sie oberhalb von 10.000 Objekten, dann ist der erste Schritt in Richtung PIM gegangen. Liegt sie darunter, kann der Einsatz eines PIM im Einzelfall trotzdem sinnvoll sein. Dabei spielen dann die Vertriebskanäle die entscheidende Rolle.
Ohne PIM-System müssen die Produktinformationen für verschiedene Kanäle an zwei Stellen aktuell gehalten werden: beispielsweise im Katalog und zeitlich abgestimmt im Online-Shop. Kommt jetzt ein weiterer Kanal hinzu, z.B. mCommerce, fCommerce oder ganz einfach ein weiterer Online-Shop, dann wird die Kommunikation konsistenter Produktinformationen zur Herkulesaufgabe. Spätestens wenn man diesen Punkt erreicht, wird man ohne PIM-System nur mit erhöhtem Personalaufwand der Aufgabe gerecht.
Im Umkehrschluss gilt: Wenn man einen Online-Shop betreibt und dazu noch eNewsletter-Marketing einsetzt, dann kann man normalerweise auf ein PIM verzichten. Nutzt man nun aber Amazon, eBay oder andere Vertriebsplattformen, so hat man hier zusätzliche Vertriebskanäle, die mit ansprechenden Produktinformationen versorgt sein wollen.
Sicherlich gibt es für diese Kanäle auch Softwarelösungen, die aus den Warenwirtschaftsdaten die Online-Marktplätze bedienen können. Diese Software kann allerdings nur das an Daten übermitteln, was in der Warenwirtschaft vorhanden ist. Und das ist in den Zeiten von "Content is king" und "SEO-Optimierungen" für Google oft nicht ausreichend. Der Einsatz eines PIM-Systems kann sich also auch für Online-Pureplayer lohnen.
Auch bei der Internationalisierung können PIM-Systeme helfen. Die Verwaltung mehrsprachiger Inhalte ist eine der großen Stärken der aktuellen PIM-Systeme. Moderne Anwendungen unterstützen neben mehrsprachigen Texten auch mehrsprachige Bilder und bieten Übersetzungs-Workflows, damit die Inhalte in allen Sprachen konsistent im System sind.
Export und Import für Massenübersetzungen und die Anbindung an Translation-Management-Systeme sind für die meisten Systeme heute völlig normal. Die Herstellung der Werbemittel für ausländische Märkte lässt sich durch ein PIM-System in der Regel massiv verkürzen.
Über den Autor: Jochen Janke ist Geschäftsführer bei MPDigital, einem auf Multi-Channel-Publishing spezialisierten Dienstleister.