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Optimale Produktdatenverwaltung im Handel

von Liane Schmauser

24.10.2024 Im modernen Handel spielen präzise und gut verwaltete Produktdaten eine zentrale Rolle, um den steigenden Anforderungen der Kunden gerecht zu werden. Ob in Online-Shops, auf Marktplätzen oder in Filialen - der Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wie effizient und fehlerfrei Daten zu Produkten bereitgestellt werden. Ein zentrales System für die Verwaltung dieser Informationen ist daher unverzichtbar. Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme bilden in vielen Unternehmen die Basis, doch kann auch ergänzend die Nutzung eines Product Information Management (PIM)-Systems sinnvoll sein, um spezifische Anforderungen der Produktdatenverwaltung zu erfüllen.

Bild: Gerd Altmann / Pixabay

ERP-System - Die zentrale Datenquelle
Ein ERP-System fungiert als zentrale Datenquelle ("Single Source of Truth"), über die sämtliche Prozesse im Unternehmen zentral gesteuert und automatisiert werden. Es ermöglicht die Verwaltung und Steuerung wichtiger Abteilungen wie Einkauf, Logistik oder Finanzen. Einheitlich gepflegte Daten wie Produkttitel, Preise und Lagerbestände werden genutzt, um Verkaufskanäle zuverlässig mit Inhalten zu versorgen.

Moderne ERP-Systeme, wie z.B. das D&G-Versandhaus-System VS/4 , bieten bereits die Möglichkeit umfassende Informationen zu Produkten vorzuhalten.

Ergänzende Rolle des PIM-Systems bei der Produkteinführung
Trotz der umfassenden Funktionen eines ERP-Systems kann es in bestimmten Bereichen sinnvoll sein, ein Product Information Management (PIM)-System als Ergänzung zu nutzen. Ein Beispiel ist der komplexe Prozess der Produkteinführung. In einem PIM-System werden vor der Markteinführung alle relevanten Informationen, wie technische Spezifikationen und Produktdetails, abteilungsübergreifend gesammelt und bearbeitet. Lieferanten, Hersteller und Preise werden ebenfalls in diesem System verwaltet. Somit sind schnelle Entscheidungswege, ob ein Produkt ins Sortiment aufgenommen werden kann, möglich.

Durch abgestimmte Workflows wird in der Folge sichergestellt, dass alle Daten vor der Übertragung in das ERP-System vollständig und korrekt sind. Dieser strukturierte Ansatz verbessert die Effizienz der Produkteinführung, erhöht die Datenqualität und führt zu einer schnelleren Markteinführung bei gleichzeitig geringeren Kosten.

Vorteile eines PIM-Systems - Eine strategische Entscheidung
Die Entscheidung, ob neben dem ERPSystem auch ein PIM-System eingeführt werden sollte, ist von großer Tragweite. Während ein ERP-System eine solide Basis für die zentrale Verwaltung bietet, sind PIM-Systeme darauf spezialisiert, umfangreiche und detaillierte Produktinformationen zu organisieren.

Eine fundierte Entscheidung setzt eine detaillierte Analyse der Unternehmensanforderungen und der damit verbundenen Kosten voraus. Neben den Betriebskosten müssen auch Schulungsund Migrationsaufwände sowie die Anpassung von Geschäftsprozessen berücksichtigt werden.

Handlungsempfehlungen für die Implementierung eines PIM-Systems
Die Einführung eines PIM-Systems erfordert sorgfältige Planung. Folgende Schritte helfen dabei, den Prozess effizient zu gestalten:

1. Bedarfsanalyse durchführen: Bevor eine Entscheidung getroffen wird, sollten Unternehmen eine gründliche
Bedarfsanalyse durchführen. Dabei sollten die spezifischen Anforderungen an die Produktdatenverwaltung ermittelt werden. Welche Produktdaten müssen verwaltet werden, und welche Herausforderungen gibt es dabei?

2. Kosten-Nutzen-Abwägung: Die Implementierung eines PIM-Systems bringt Investitionskosten mit sich, darunter Lizenzgebühren, Schulungen und Beratungsleistungen. Unternehmen sollten diese Kosten den potenziellen Einsparungen durch effizientere Prozesse und schnellere Markteinführungen gegenüberstellen.

3. Systemintegration planen: Eine nahtlose Integration des PIM-Systems in die bestehende IT-Infrastruktur ist entscheidend. Das PIM-System muss mit dem ERP-System und anderen relevanten Systemen (z. B. E-Commerce-Plattformen) kompatibel sein. Unternehmen sollten frühzeitig klären, welche Schnittstellen benötigt werden und ob diese standardisiert oder individuell entwickelt werden müssen.

4. Datenmigration vorbereiten: Die Migration von Produktdaten in das PIMSystem kann zeitaufwendig sein. Es empfiehlt sich, im Vorfeld eine Datenbereinigung durchzuführen, um sicherzustellen, dass nur aktuelle und relevante Daten übertragen werden. Eine sorgfältige Planung minimiert mögliche Fehlerquellen.

5. Externe Beratung einbeziehen: Bei der Einführung eines PIM-Systems kann es hilfreich sein, externe Experten hinzuzuziehen. Sie bringen das nötige Fachwissen mit und sorgen dafür, dass das Projekt reibungslos abläuft und "in time & in budget" bleibt.

Fazit
Die Einführung eines PIM-Systems sollte stets mit einer genauen Soll-Analyse und einer umfassenden Kosten-Nutzen-Abwägung einhergehen. Für Händler, die auf eine effiziente und qualitätsgesicherte Produktdatenverwaltung angewiesen sind, kann ein PIM-System eine wertvolle Ergänzung zum bestehenden ERP-System darstellen. Letztendlich ist es jedoch entscheidend, ob der Nutzen eines PIM-Systems die damit verbundenen Kosten und den Implementierungsaufwand rechtfertigt.