So geht’s: 5 Kriterien für eine erfolgreiche ERP-Einführung im E-Commerce

Die Umstellung auf ein neues ERP-System ist für Versender eine Operation „am offenen Herzen“. Denn Fehler in der Einführungsphase kosten viele Nerven, Ressourcen und reichlich Geld. Daher ist die Auswahl des richtigen Systems und des passenden Dienstleisters entscheidend für den Projekt- und damit Unternehmenserfolg. Worauf Versender in der Praxis achten sollten, zeigt im folgenden Fachbeitrag daher Geschäftsführerin Nicole Wehner von der auf ERP-Software spezialisierten MAC IT Solutions GmbH, die neuhandeln.de auch als Sponsor unterstützt.

Aus unserer Projekterfahrung sind fünf Punkte für eine erfolgreiche ERP-Einführung entscheidend:

1.Zuerst das Team

Sowohl auf Händler- als auch auf Dienstleisterebene braucht das Projekt einen dedizierten und kompetenten Projektmanager. Da diese beiden einen langen und nicht immer einfachen Weg miteinander gehen müssen, sollte hier von Anfang an die Chemie stimmen.

Im nächsten Schritt hilft es, die dazugehörenden Projektteams zusammenzubringen und ein Wir-Gefühl zu erzeugen, ggfs. können sogar – je nach Projektorganisation – gemischte Teams gebildet werden, die gemeinsam an einem Thema arbeiten.

Und schlussendlich gilt es, auch den Rest der Organisation frühzeitig mit ins Boot zu holen, um eine Akzeptanz und positive Erwartungshaltung für das neue System zu schaffen.

2. Dann die Analyse

Nehmen Sie sich Zeit für eine detaillierte Analyse Ihrer Geschäftsprozesse.

Nach der gemeinsamen Prozessanalyse des Ist-Zustands und dem Abgleich mit den Möglichkeiten der zukünftigen Lösung können die Workflows für das neue System sauber abgeleitet und beschrieben werden. Zeit, Gedanken und Workshoptage, die hier gespart werden, müsste man sonst hinterher womöglich mit einem Vielfachen an Aufwand wieder glattbügeln.

Aber es ist auch normal, dass sich im Laufe eines Projektes konzeptionelle Änderungen ergeben oder man sich in Teilen doch nicht in der Tiefe verstanden hat. Hierfür braucht es ein sauberes Change Management, dem bestenfalls eine gemeinsam getragene konstruktive Haltung von Geben und Nehmen und eine Ausrichtung auf das gemeinsame Projektziel einer erfolgreichen Einführung zu Grunde liegt. Hardlinerpositionen sollten an dieser Stelle tunlichst vermieden werden.

3. Dann das Projektvorgehen

Grundsätzlich gilt für jedes IT-Projekt, dass ein Erfolgsgarant die Einhaltung der Prozesskette (Analyse, Development, Test, Bugfixing, User Acceptance Test, Going Life, Get Well Phase) ist. Definieren Sie von Anfang an Meilensteine und auch „No Gos“ oder „Showstopper“ im Projektplan. Und entscheiden Sie, wie viel Agilität oder SCRUM Methodik in der Umsetzung das Team und die dahinterliegende Organisation verträgt bzw. dem Projekterfolg gut tut.

Aber es gilt neben der Entscheidung zwischen Wasserfall, agiler Methodik oder einer Mischung aus beiden Elementen besonders die spezifischen Besonderheiten in einzelnen Branchen zu berücksichtigen. So sollte bei der Einführung eines E-Commerce oder Multichannel-Backendsystems ein hoher Augenmerk auf Stabilität, Workflows im Massenvolumengeschäft, Prozessautomatisierung und vollständige Integration aller Module gelegt werden. Suchen Sie sich einen Partner, der ein auf die Branche zugeschnittenes standardisiertes Projektvorgehensmodell und Einführungserfahrung mitbringt.

Dieses zeigt sich neben einer frühzeitigen Rückkopplung individuell zu entwickelnder Themen mit den Fachabteilungen vor allem in der Testphase, die ähnlich hoch priorisiert werden sollte wie die Analysephase. Definieren Sie im Vorfeld ihre wichtigen Geschäftsvorfälle, spielen sie sie durch, denken Sie an Retouren, Gutscheine, Mindestwerte, verschiedene Zahlarten, unterschiedliche Marktplätze und Werbeträger.

Oft unterschätzt wird in Projekten das – zugegebenermaßen unangenehme – Thema der Datenmigration bei Altsystemablösungen. Entspannt starten können Sie nur, wenn Ihre Stammdaten und auch relevante Historiendaten sauber ins neue System migriert wurden. Hier empfehlen sich mehrere Testläufe, um noch auf versteckte Fehler zu stoßen.

Und beim Go-Life ist es unbedingt erforderlich, Systemspezialisten für unterschiedliche Themen mit vor Ort zu haben. Das echte Leben ist immer ein bisschen anders als jeder Test- oder Schulungslauf.

4. Mit dem Projektcontrolling

Im Rahmen des Projektcontrollings sollten wöchentlich gemeinsam getragene Statusberichte und auch regelmäßige Statusmeetings vereinbart werden, in denen der aktuelle Projektstand besprochen wird. Bei größeren Projekten empfehlen sich zusätzlich Lenkungsausschüsse, bei denen Meilensteine kontrolliert, Chancen und Risiken bewertet und Maßnahmen eingeleitet werden können.

5. Und zu guter Letzt: das Management

Da das Projekt – wie eingangs angesprochen – einen erheblichen Einfluss auf die Stabilität des Kerngeschäfts hat, braucht es von Anfang an Sponsoren in der Geschäftsleitung und auch eine erhebliche Managementattention.

Hierbei ist noch einmal wichtig: Es ist ein Change Management Prozess, der vielleicht in der IT anfängt, aber schnell über die Keyuser der Fachbereiche bis hin zu allen Endusern durchschlägt – und das doch bitte, wenn die oben angesprochenen Punkte eingehalten werden – mit möglichst positiver Resonanz.

Nicole Wehner

Über die Autorin: Nicole Wehner ist Geschäftsführerin der MAC IT-Solutions GmbH, die ein IT-Lösungsanbieter für E-Commerce und Crosschannel-Software ist. Ziel der MAC ist es, dem modernen Handel eine IT-Plattform zu bieten, die alle Geschäftsprozesse effizient abwickelt und eine kanalübergreifende Markenstrategie ermöglicht. Die ERP-, CRM-, PIM- und POS-Systeme sind europaweit bei vielen namhaften Händlern im Einsatz. Zu den Referenzen zählen u.a. 4Care, Babymarkt, Baur Fulfillment, Bike-Discount, dress-for-less, Falke, frontline, karstadt.de, hess natur, jpc, Orion, Plus.de.

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